Kupić aplikacje na zamówienie czy aplikację z półki – to częste pytanie. W tym artykule postaramy się na nie odpowiedzieć, sprawdzając plusy, minusy oraz koszty obu rozwiązań.

Rozwijające się firmy inwestują coraz większe sumy pieniędzy w systemy IT celem zautomatyzowania lub uproszczenia procesów biznesowych. Oznacza to, że rynek tych systemów jest spory i wciąż się rozrasta a granice tego rozwoju ustala jedynie budżet i wyobraźnia.

Skoro firmy poszukują rozwiązań automatyzujących rozmaite procesy biznesowe, pytanie – czy inwestować w aplikacje na zamówienie czy w aplikacje z półki pojawia się raczej szybkiej niż później.

Czy przekazać kwestie aplikacji do wewnętrznego działu IT czy zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, decyzje,, czy kupić gotowe rozwiązanie czy zatrudniać specjalistów generują kolejne pytania na które musimy sobie odpowiedzieć.

Piękno aplikacji na zamówienie polega na tym, że są one stworzone w odpowiedzi na potrzeby firmy pozwalając na pełną integrację oprogramowania, oraz pomagając spełniać oczekiwania biznesu oraz wymagania prawne.

Również skalowalność jest pozytywnym czynnikiem dzięki któremu aplikacje na zamówienie są w stanie dostosować się do rosnących jak i spadających oczekiwań. System informatyczny powinien ewoluować z firmą zapewniając ciągłe, idealne dopasowanie.

Jest to możliwe, ponieważ aplikacje na zamówienie są tworzone mając na uwadze długoterminowe plany rozwoju informatycznego firmy. Aplikacje tego typu pozwalają firmie rozwijać się i iść na przód zamiast automatyzować jedynie te procesy, które aktualnie prowadzi, co mogło by prowadzić do utknięcia w rutynie.

W idealnym świecie, każda firma mogła by posiadać aplikacje na zamówienie, gdyby nie trzy czynniki.

Po pierwsze, koszt aplikacji na zamówienie jest wyższy niż programów z półki. Indywidualnie wytwarzane oprogramowanie często wymaga aby w procesie tworzenia uczestniczyły rozmaite zespoły ludzi jak analitycy, programiści, specjaliści od oprogramowania jak i sprzętu, z których każdy oddaje swoje umiejętności.

Czas I siła robocza potrzebna aby stworzyć aplikacje na zamówienie szybko rośnie, jednak dobrze wykonany projekt I aplikacja może zostać nie jeden raz sprzedana na rynku dając firmie inwestującej dodatkowe źródło przychodów.

Po drugie, aplikacje na zamówienie mogą spełniać jedynie te oczekiwania, jakie klient może lub potrafi przedstawić a programista zrozumieć. Jeżeli klient nie ma przejrzystego planu dla prowadzonych procesów biznesowych, każdy bardziej długoterminowy plan rozwoju IT może być trudny do zrealizowania.

Źle zaplanowany I zrozumiany produkt ma małą szansę rozwijać się z przedsiębiorstwem, niosąc za sobą błędy niezrozumienia na początkowych etapach realizacji I nakręcając speralę kosztów.

Po trzecie, problemy może nieść niekompatybilność. Jeżeli aplikacje nie są kompatybilne z istniejącymi systemami, trudności operacyjne są łatwe do przewidzenia.

Zastane oprogramowanie system może nie być przygotowane z myślą o integracji, więc możliwość wymiany danych pomiędzy istniejącymi a nowymi – nawet bardzo dobrze przygotowanymi systemami - może stwarzać spore problemy.

Podobnie, jeżeli tworzona aplikacja na zamówienie nie jest kompatybilna z innymi systemami (klienckimi lub systemami dostawców), może to tworzyć problemy w funkcjonowaniu firmy.

Generalnie mówiąc, programy z półki są tworzone, aby spełniać oczekiwania pewnej określonej grupy klientów z rynku lub sektora. W efekcie otrzymują oni quasi – uniwersalny zestaw funkcji i czasami w przypadku bardziej skomplikowanych systemów informatycznych, otrzymują możliwość pewnego dostosowania funkcji do swoich potrzeb.

Co do zasady, aplikacje z półki są łatwe do zainstalowania i łatwe w użyciu. Istotne, aby zrozumieć, że produkty z półki są rozwiązaniami złożonymi z najlepszych rozwiązań informatycznych jakie zespół je tworzący mógł znaleźć I praktycznie zawsze zaczynają swoje życie jako aplikacje na zamówienie określonych klientów, ale czy to oznacza, że kupując produkt z półki otrzymujemy to co jest najlepsze na świecie?

Proces tworzenia aplikacji i systemów informatycznych jest niezwykle skomplikowany i angażuje wysoko wyspecjalizowane osoby zużywając mnóstwo czasu i pieniędzy. Jednakże produkty z półki bardzo często ze względu na fakt że muszą być dostosowane do wymagań wszystkich, stwarzają trudności, przez co ich użytkownicy postrzegają jako te aplikacje jako takie, z którymi trzeba walczyć a problemy obchodzić zamiast iść naprzód z aplikacją i rozwijać się.

Na szczęście, to co można powiedzieć o aplikacjach z półki, to że użytkownik raczej może być pewny że zostały one właściwie sprawdzone i przetestowane. Może również oczekiwać wsparcia innych użytkowników, choć bardzo często ani jedno ani drugie nie jest prawdą.

Jak już wspomnieliśmy, aplikacje z półki sa tańsze od aplikacji na zamówienie. Jest tak głownie dlatego że koszt ich napisania rozkłada się na wielu użytkowników. Jednak nie ma to zastosowania w przypadku bardzo skomplikowanych i specjalistycznych programów. Te – nawet kupowane z półki są drogie.

Alternatywą dla zakupu drogiego oprogramowania jest zakup oprogramowania jako serwisu. W tym trybie, firma trzecia (często nie będąca producentem oprogramowania) udostępnia klientowi aplikacje jako część kontraktu, dzięki czemu można uzyskać większą efektywność finansową.

Chociaż klient nie otrzymuje prawa własności, aplikacja jest dla niego zawsze dostępna eliminując np. problemy nieaktualności wersji.

Nawet jeżeli firma prowadzi tak unikalne procesy biznesowe, że nawet wśród tysięcy dostępnych produktów z półki można nie znaleźć takiego, który spełniał by oczekiwania, setki innych mogą kupić odpowiedni dla nich program z oferty.

Jeżeli jednak firma prowadzi unikalne procesy biznesowe, oraz chciała by się w tym kierunku rozwijać, aplikacje na zamówienie będą dużo lepszym rozwiązaniem. W takim przypadku aplikacje na zamówienie dostarczą dużo lepszych rozwiązań i lepiej dopasowanych do profilu firmy.

Trzecią opcją jest kompromis pomiędzy oprogramowaniem z półki a aplikacjami na zamówienie. Specjalista IT (analityk - programista)będzie potrafił przygotować I rozwijać zestaw złożony z produktów z półki oraz aplikacji na zamówienie. Te pierwsze będą częściowo dostosowywane do potrzeb firmy, te drugie – aplikacje na zamówienie będą uzupełniały luki w funkcjonalnościach pierwszych. Dodatkowo, aplikacje na zamówienie będą tu spełniały rolę łącznika np. wymieniającego czy synchronizującego dane pomiędzy systemami.

Stosowanie tego typu rozwiązań dopasowywanie ich do potrzeb firmy, jest wyzwaniem aby przeprowadzić całość w sposób maksymalnie bezproblemowy I nie zakłucając działania firmy. Z drugiej strony stosowanie dopasowanych rozwiązań (aplikacji na zamówienie) daje firmie niesamowite korzyści w porównaniu z bezpośrednią konkurencją.

Można tu przywołać zasadę Pareto. Gotowe rozwiązania – z półki mogą dostarczyć około 80% potrzebnych funkcjonalności. Pozostałe 20% należy dopisać lub skonfigurować po konkretne potrzeby firmy.